Os métodos tradicionais de registro de horas trabalhadas, utilizando livros e cartões como as principais ferramentas de documentação, ainda são comuns em pequenas e médias empresas.
No entanto, a falta de investimento em um sistema de registro de ponto eletrônico (REP) para o controle de jornada de trabalho não só pode dificultar diversos processos dentro do RH, como também pode significar um grande risco.
Métodos mais arcaicos não são capazes de facilitar processos e coibir fraudes, o que pode acabar custando caro para a empresa. Para comprovar, apontamos 4 motivos para você investir em um relógio eletrônico de ponto imediatamente:
Por mais que exista alguma fiscalização na hora de marcar as horas trabalhadas em cartões de ponto ou em livros de registro, o sistema não é à prova de fraude. Além de haver a possibilidade de uma pessoa marcar o ponto por outra, eventuais atrasos cometidos podem não ser registrados, horas extras não realizadas serem contabilizadas, resultando em pagamentos indevidos.
Faça suas contas, estes desvios representam em média 5% de perda sobre o valor de sua folha de pagamento mensal.
O registro de ponto é um dos principais fatores para disputas trabalhistas, abrindo portas para ações judiciais.
No caso de uma ação trabalhista envolvendo o não pagamento de horas extras, por exemplo, será necessária a apresentação de provas concretas. Caso as marcações de ponto sejam falhas, a Justiça pode compreender que o funcionário está com a razão, condenando o empregador a pagar um valor indenizatório.
Fraudes e outras atitudes de má-fé podem acontecer, principalmente em situações em que o registro de ponto é feito por papel. Nesse caso, o uso de ferramentas que não garantem a autenticidade e a segurança das informações faz com que o passivo trabalhista só cresça.
Leia mais: Qual é a validade do registro de ponto em ações trabalhistas?
Um sistema eletrônico de registro de ponto permite ter suas informações salvas em uma memória interna inviolável, além de em servidor na nuvem. Isso significa que o acesso a todas as informações de registro de hora trabalhada pode ocorrer por diversos dispositivos, em qualquer lugar com acesso à internet.
Além disso, ter essas informações em um sistema eletrônico garante que elas não serão perdidas do dia para a noite, diminuindo os riscos de ter todos os dados destruídos por conta de algum acidente ou falha de equipamento.
Todo o processo de verificação e consolidação das informações para registros internos e criação da folha de pagamento é algo que custa várias horas de trabalho dos profissionais de Recursos Humanos. Essa atividade pode ser bastante estressante e suscetível a falhas, gerando erros e atrasos no pagamento.
Por outro lado, ter um registro eletrônico de ponto permite um levantamento seguro dos dados de horas trabalhadas em poucos cliques.
Veja também: Relógio de Ponto Biométrico, por que usar em sua empresa?
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