As mudanças implementadas pelo eSocial são significativas e já valem para parte das empresas brasileiras. Apesar disso, ainda há dúvidas em relação a esse assunto, especialmente no que se refere à folha de pagamento.
Com o Sistema Fiscal Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, a geração desse documento é digital. Em princípio, o propósito é facilitar a vida de contadores e profissionais de Recursos Humanos (RH). Porém, nem todo mundo percebe os benefícios que surgirão a médio e longo prazo.
Para simplificar seu entendimento, criamos este post. Então, que tal saber mais sobre folha de pagamento e eSocial? Acompanhe!
O objetivo do programa do governo federal é digitalizar o envio de informações e centralizar os dados trabalhistas, fiscais e previdenciários. A folha de pagamento, especificamente, tem seus cálculos executados pelo software de gestão utilizado, o que quer dizer que a contabilização manual é deixada de lado.
Devido à automação, a tendência é que os processos de RH sejam facilitados e repassem informações corretas sobre valores descontados e devidos. Além disso, os dados obrigatórios no holerite são controlados mais facilmente. Entre eles, estão:
Nesse contexto, as principais alterações são referentes aos seguintes aspectos:
A mesma plataforma de envio dos dados trabalhistas, previdenciários e fiscais deve ser usada por todas as empresas brasileiras, conforme o cronograma de implantação (que veremos mais adiante). Os registros são os mesmos do processo tradicional e incluem admissão, desligamento, remuneração, pagamentos, licenças etc. Isso significa que a única diferença é a unificação das informações em um canal só.
Os dados deixam de ser enviados em diferentes formulários, que, muitas vezes, exigiam a repetição de informações. Agora, todos são encaminhados de uma só vez. Essa medida evita a sonegação fiscal e aumenta o cumprimento de leis e obrigações trabalhistas.
As informações enviadas são simplificadas, porque tudo acontece digitalmente. Assim, se todos os dados informados estiverem corretos, o encaminhamento é simples e rápido.
O pagamento integral do 13º salário foi impactado pelo novo programa. A orientação é de que o repasse do valor completo em novembro seja feita apenas da parte que corresponde ao líquido devido, isto é, a quantia após a dedução da contribuição previdenciária e retenção do Imposto de Renda.
Na folha de dezembro é feito o desconto do valor adiantado e o líquido está zerado. Porém, lembre-se de indicar o pagamento anterior na rubrica referente ao adiantamento.
Em suma, a principal modificação é a possibilidade de cruzar os dados e implementar uma fiscalização mais eficiente. Isso também leva a uma atualização mais rápida de alterações nas folhas de pagamento da empresa, por exemplo, devido à contratação de um colaborador.
O controle proporcionado pelo sistema digital garante mais rigidez nas folhas de pagamento. Com isso, existem algumas alterações importantes, como:
Além disso, os tributos são unificados. As informações são entregues de uma só vez e nos prazos determinados. Com isso, há isenção de entregar alguns documentos, entre eles: Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (Caged), Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (GFIP) e Relação Anual de Informações Sociais (RAIS).
Outro ponto de atenção é com os detalhamentos dos pagamentos. Se houver inconsistências, a empresa poderá pagar mais nos recolhimentos de contribuição previdenciária ou até passar por um processo de fiscalização.
O ideal é contar com um software de gestão de RH que reúna os dados para o eSocial e processe as rotinas de Departamento Pessoal. Com as tarefas automatizadas, há mais chance de reduzir os passivos trabalhistas, economizar o tempo do time administrativo e engajar os colaboradores.
Em resumo, é uma maneira de profissionalizar a gestão do RH e deixar de se preocupar com as exigências do novo sistema do governo federal. É importante que a solução identifique as informações a serem enviadas e gere o arquivo que será transmitido ao governo.
Da mesma forma, é importante que os profissionais estejam atualizados e alinhados para acompanhar as mudanças exigidas pela plataforma. Algumas ações que contribuem para a adequação são:
Por último, é preciso modificar a rotina de apuração da folha. Muitas empresas optam por fechar o documento por volta do dia 25 como forma de facilitar as atividades. Agora isso é impossível. A contabilização deve ser do primeiro ao último dia do mês. Por isso, uma ideia é modificar a data de pagamento para o 5º dia útil, para dar tempo de fazer o lançamento e enviar as informações ao eSocial.
O período de implementação do eSocial foi modificado várias vezes para atender às demandas das empresas, que têm dificuldades de se adaptar às exigências. Em 2017, foram anunciadas cinco fases de implementação distribuídas em quatro etapas, válidas a partir do primeiro semestre de 2018.
Outras mudanças foram anunciadas em 2018 — apesar de quatro grupos continuarem existindo, as entidades incluídas foram alteradas. Atualmente, a validade é a seguinte:
Nesse contexto, o cronograma de implantação é o seguinte:
Os detalhes repassados até aqui ainda deixam em aberto alguns cuidados relevantes na hora de elaborar a folha digital. Existem três pontos de atenção principais, listados a seguir.
As informações de remuneração devem estar presentes na tabela de rubricas. Essa é a base para cálculo do FGTS, Imposto de Renda Retido na Fonte (IRRF), INSS e Contribuição Sindical Laboral. Qualquer inconsistência gerará prejuízos para a empresa.
Os valores de comissões e deduções de convênios devem ser devidamente inseridos na folha. O ideal é determinar um cronograma mensal, com o acordo de que os colaboradores repassem informações que impactem a apuração na competência. Esse é o caso da entrega de recibos de diárias ou de prestação de serviços em outras empresas.
O cálculo da folha de pagamento também deve estar alinhado aos registros de eventos não periódicos, porque há impacto na remuneração do colaborador. Portanto, é preciso respeitar o período de competência completo.
Os valores processados devem ser conferidos para garantir que sejam os mesmos gerados pelo governo. Caso contrário, haverá impactos no recolhimento dos encargos.
Todos esses detalhes são importantes e até complicados, mas acredite: a apuração da folha de pagamento será muito simplificada com o eSocial. Com a ajuda de uma solução específica e o passar do tempo, você verá os benefícios.
O que achou de saber mais sobre esse assunto?
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Equipe VirtuAll Solutions
