A Portaria 1510 de 21 de agosto de 2009, regulamenta o uso dos Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) nas empresas e apresenta as normas para a homologação de um relógio de ponto. Por isso, é importante saber quais são suas determinações para poder escolher o sistema de controle de jornada ideal para a sua organização, sem correr riscos de problemas com a fiscalização.
Também conhecida como a “lei do ponto eletrônico”, sua principal finalidade é padronizar a adoção de sistemas eletrônicos para o registro do ponto dos funcionários. Instituída pelo Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), visa preservar os direitos dos trabalhadores, quanto à remuneração das horas trabalhadas, e dar mais segurança para as empresas, com relação a demandas trabalhistas.
Se você está procurando um SREP e tem dúvidas sobre a Portaria 1510/2009, continue sua leitura, pois elaboramos este post para responder as principais perguntas sobre as exigências para o controle de ponto dos seus colaboradores!
O SREP é o conjunto de equipamentos eletrônicos, mais o software de gestão, destinados à marcação dos horários das entradas e saídas dos funcionários de uma empresa, bem como, das paradas obrigatórias, a exemplo da hora do almoço. Seu funcionamento e seus atributos são regulamentados pela Portaria 1510/2009 do MTE.
Considerado o meio mais moderno para o controle das jornadas de trabalho, o SREP é uma solução interessante tanto para estabelecimentos com mais de dez funcionários, obrigados a manterem registros de ponto, como para empresas menores. Afinal, dificultam fraudes e erros, dando maior segurança à apuração das horas trabalhadas.
Nesse sentido, para poder se adequar às disposições da Portaria 1510/2009, é importante atentar para três itens essenciais previstos na norma: o relógio de ponto, o comprovante de registro de ponto do trabalhador e o software de gestão de ponto.
Os relógios de ponto — como são conhecidos os Registradores Eletrônicos de Ponto (REP) — são equipamentos utilizados para registrar os horários de entrada e de saída dos trabalhadores de uma organização, e guardar as informações em suas memórias de trabalho.
Os REPs atuais utilizam diferentes tecnologias para a identificação do colaborador que está fazendo a marcação, sendo que os três mais comuns no mercado são:
por cartão ou outro dispositivo magnético;
por digitação de senha pessoal;
por leitura de características biológicas (impressão digital, reconhecimento facial, da íris ou da voz)
Independentemente dos tipos de identificação oferecidos, o relógio de ponto precisa estar de acordo com as especificações técnicas ditadas pela Portaria 1510/2009, cujas diretrizes exigem que o equipamento:
mantenha seu relógio interno funcionando por um período mínimo de 1440 horas em caso de ausência de energia elétrica;
seja equipado com relógio mostrador contendo hora, minutos e segundos;
contenha impressora exclusiva para emissão de tíquetes com os dados de cada marcação de ponto em papel, com durabilidade mínima de cinco anos, servindo de comprovante de registro de ponto para os trabalhadores;
tenha uma memória interna permanente e inviolável, que seja capaz de armazenar sequencialmente todos os registros e impeça que os dados sejam alterados ou apagados;
interrompa as marcações quando acessado por outro equipamento, seja para carga ou leitura dos dados;
não dependa de conexão com nenhum equipamento externo para efetuar o registro de ponto, devendo ser totalmente independente.
Cada vez que um funcionário marca ponto, seus dados pessoais e horário são registrados e guardados no REP. Essas informações serão utilizadas, pela empresa, para a apuração das horas trabalhadas e, posteriormente, para o cálculo de holerites e de direitos como férias e bonificações.
Por conta da importância desses registros e da necessidade de o trabalhador ter um controle próprio, o MTE determinou, na Portaria 1510/2009, que todo registro de ponto realizado forneça um comprovante impresso em papel. A norma traz, ainda, exigências quanto ao conteúdo, à legibilidade e à durabilidade desse comprovante. São elas:
no cabeçalho, deve constar a inscrição “Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador”;
os caracteres devem ser impressos em cor contrastante ao do papel;
as letras têm de ser legíveis, com densidade horizontal máxima de 8 caracteres por centímetro e altura mínima de 3 milímetros por linha;
é obrigatória a identificação do empregador com nome ou razão social, e o número de CNPJ ou de CPF e CEI;
o trabalhador também deve ser identificado pelo seu nome e o número de registro no PIS;
deve conter o número de fabricação do REP, o NSR (Número Sequencial do Registro), a data e o horário da marcação, e o local da prestação do serviço.
Por conta dessas exigências, a empresa precisa ter certeza de que os relógios de ponto utilizados são homologados pelo MTE e pelo Inmetro. Somente dessa maneira é possível assegurar-se de que os registros estão sendo feitos conforme a Portaria 1510/2009 e evitar problemas com a fiscalização.
Também chamado de programa de tratamento, o software de gestão de ponto eletrônico é imprescindível para a organização que deseja aumentar a eficiência do departamento de recursos humanos (RH) e a integridade do processo de controle de jornadas de trabalho.
Por meio da integração com os REPs, o software auxilia o RH, automatizando uma boa parte do serviço de controle e apuração das horas trabalhadas pelos colaboradores. Dessa forma, torna mais prático o processo de monitoramento da equipe, além de reduzir a incidência de falhas nos cálculos.
Segundo a Portaria 1510/2009, o programa de tratamento não pode, de maneira alguma, alterar os registros dos relógios de ponto, tampouco, mostrar informações divergentes daquelas armazenadas na memória dos equipamentos utilizados. Além disso, deve ter um responsável que assine um “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade”.
No entanto, não há outras obrigações mais severas. Por isso, é possível optar por uma solução de software de gestão em nuvem, que não requeira grandes investimentos em computadores, redes e servidores locais.
Além dessas exigências específicas, o Ministério do Trabalho e Emprego deu outras determinações para o uso de SREPs pelos empregadores. Confira quais são no tópico seguinte!
O texto da Portaria 1510/2009 é bastante rígido em suas exigências. Não é para menos: divergências no cálculo da jornada têm grande impacto na vida do trabalhador e, por isso, podem levar a conflitos judiciais. Portanto, é essencial que o SREP adotado, com seus equipamentos e software, esteja de acordo com todos os requisitos da norma.
Sendo assim, veja, abaixo, algumas das principais determinações constantes na portaria do MTE.
É obrigatório o registro de ponto eletrônico por meio do equipamento REP específico. Dessa forma, o empregador que escolheu adotar esse sistema, não pode substituí-lo por um computador, por exemplo.
O empregador não pode delimitar um horário para a marcação do ponto dos funcionários. As horas trabalhadas devem ser apuradas posteriormente.
É permitido apenas um empregador por relógio de ponto eletrônico. Portanto, os colaboradores da empresa terceirizada não podem usar o equipamento da contratante para a marcação de ponto.
É obrigatório o cadastro, junto ao Ministério do Trabalho e Emprego, de todos os equipamentos REP e do software de gestão utilizado. Esse registro deve ser feito pelo empregador no Sistema de Cadastro de Ponto Eletrônico (CAREP).
Como vimos, a Portaria 1510/2009 do MTE foi instituída para dar maior segurança tanto para o colaborador quanto para a empresa. Ao padronizar o uso e as características dos SREPs, a norma ajuda a evitar erros e a mitigar disputas judiciais relacionadas ao registro e ao cálculo das jornadas de trabalho.
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Segue abaixo a PORTARIA Nº 1.510, DE 21 DE AGOSTO DE 2009
Publicada no DOU de 25/08/2009
O MINISTRO DE ESTADO DO TRABALHO E EMPREGO, no uso das atribuições que lhe conferem o inciso II do parágrafo único do art. 87 da Constituição Federal e os arts. 74, § 2º, e 913 da Consolidação das Leis do Trabalho, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943,
RESOLVE:
Art. 1º Disciplinar o registro eletrônico de ponto e a utilização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP.
Parágrafo único. Sistema de Registro Eletrônico de Ponto - SREP - é o conjunto de equipamentos e programas informatizados destinado à anotação por meio eletrônico da entrada e saída dos trabalhadores das empresas, previsto no art. 74 da Consolidação das Leis do Trabalho - CLT, aprovada pelo Decreto-Lei nº 5.452, de 1º de maio de 1943.
Art. 2º O SREP deve registrar fielmente as marcações efetuadas, não sendo permitida qualquer ação que desvirtue os fins legais a que se destina, tais como:
I - restrições de horário à marcação do ponto;
II - marcação automática do ponto, utilizando-se horários predeterminados ou o horário contratual;
III - exigência, por parte do sistema, de autorização prévia para marcação de sobrejornada; e
IV - existência de qualquer dispositivo que permita a alteração dos dados registrados pelo empregado.
Art. 3º Registrador Eletrônico de Ponto - REP é o equipamento de automação utilizado exclusivamente para o registro de jornada de trabalho e com capacidade para emitir documentos fiscais e realizar controles de natureza fiscal, referentes à entrada e à saída de empregados nos locais de trabalho.
Parágrafo único. Para a utilização de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto é obrigatório o uso do REP no local da prestação do serviço, vedados outros meios de registro.
Art. 4º O REP deverá apresentar os seguintes requisitos:
I - relógio interno de tempo real com precisão mínima de um minuto por ano com capacidade de funcionamento ininterrupto por um período mínimo de mil quatrocentos e quarenta horas na ausência de energia elétrica de alimentação;
II - mostrador do relógio de tempo real contendo hora, minutos e segundos;
III - dispor de mecanismo impressor em bobina de papel, integrado e de uso exclusivo do equipamento, que permita impressões com durabilidade mínima de cinco anos;
IV - meio de armazenamento permanente, denominado Memória de Registro de Ponto - MRP, onde os dados armazenados não possam ser apagados ou alterados, direta ou indiretamente;
V - meio de armazenamento, denominado Memória de Trabalho - MT, onde ficarão armazenados os dados necessários à operação do REP;
VI - porta padrão USB externa, denominada Porta Fiscal, para pronta captura dos dados armazenados na MRP pelo Auditor- Fiscal do Trabalho;
VII - para a função de marcação de ponto, o REP não deverá depender de qualquer conexão com outro equipamento externo; e
VIII - a marcação de ponto ficará interrompida quando for feita qualquer operação que exija a comunicação do REP com qualquer outro equipamento, seja para carga ou leitura de dados.
Art. 5º Os seguintes dados deverão ser gravados na MT:
I - do empregador: tipo de identificador do empregador, CNPJ ou CPF; identificador do empregador; CEI, caso exista; razão social; e local da prestação do serviço; e
II - dos empregados que utilizam o REP: nome, PIS e demais dados necessários à identificação do empregado pelo equipamento.
Art. 6º As seguintes operações deverão ser gravadas de forma permanente na MRP:
I - inclusão ou alteração das informações do empregador na MT, contendo os seguintes dados: data e hora da inclusão ou alteração; tipo de operação; tipo de identificador do empregador, CNPJ ou CPF; identificador do empregador; CEI, caso exista; razão social; e local da prestação do serviço;
II - marcação de ponto, com os seguintes dados: número do PIS, data e hora da marcação;
III - ajuste do relógio interno, contendo os seguintes dados: data antes do ajuste, hora antes do ajuste, data ajustada, hora ajustada; e
IV - inserção, alteração e exclusão de dados do empregado na MT, contendo: data e hora da operação, tipo de operação, número do PIS e nome do empregado.
Parágrafo único. Cada registro gravado na MRP deve conter Número Seqüencial de Registro - NSR consistindo em numeração seqüencial em incrementos unitários, iniciando-se em 1 na primeira operação do REP.
Art. 7º O REP deverá prover as seguintes funcionalidades:
I - marcação de Ponto, composta dos seguintes passos:
a) receber diretamente a identificação do trabalhador, sem interposição de outro equipamento;
b) obter a hora do Relógio de Tempo Real;
c) registrar a marcação de ponto na MRP; e
d) imprimir o comprovante do trabalhador.
II - geração do Arquivo-Fonte de Dados - AFD, a partir dos dados armazenados na MRP; Ministério do Trabalho e Emprego
III - gravação do AFD em dispositivo externo de memória, por meio da Porta Fiscal;
IV - emissão da Relação Instantânea de Marcações com as marcações efetuadas nas vinte e quatro horas precedentes, contendo:
a) cabeçalho com Identificador e razão social do empregador, local de prestação de serviço, número de fabricação do REP;
b) NSR;
c) número do PIS e nome do empregado; e
d) horário da marcação.
Art. 8º O registro da marcação de ponto gravado na MRP consistirá dos seguintes campos:
I - NSR;
II - PIS do trabalhador;
III - data da marcação; e
IV - horário da marcação, composto de hora e minutos.
Art. 9º O Arquivo-Fonte de Dados será gerado pelo REP e conterá todos os dados armazenados na MRP, segundo formato descrito no Anexo I.
Art. 10. O REP deverá atender aos seguintes requisitos:
I - não permitir alterações ou apagamento dos dados armazenados na Memória de Registro de Ponto;
II - ser inviolável de forma a atender aos requisitos do art. 2º;
III - não possuir funcionalidades que permitam restringir as marcações de ponto;
IV - não possuir funcionalidades que permitam registros automáticos de ponto; e
V - possuir identificação do REP gravada de forma indelével na sua estrutura externa, contendo CNPJ e nome do fabricante, marca, modelo e número de fabricação do REP.
Parágrafo único. O número de fabricação do REP é o número exclusivo de cada equipamento e consistirá na junção seqüencial do número de cadastro do fabricante no MTE, número de registro do modelo no MTE e número série único do equipamento.
Art. 11. Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador é um documento impresso para o empregado acompanhar, a cada marcação, o controle de sua jornada de trabalho, contendo as seguintes informações:
I - cabeçalho contendo o título "Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador";
II - identificação do empregador contendo nome, CNPJ/CPF e CEI, caso exista;
III - local da prestação do serviço;
IV - número de fabricação do REP;
V - identificação do trabalhador contendo nome e número do PIS;
VI - data e horário do respectivo registro; e
VII - NSR.
§ 1º A impressão deverá ser feita em cor contrastante com o papel, em caracteres legíveis com a densidade horizontal mínima de oito caracteres por centímetro e o caractere não poderá ter altura inferior a três milímetros.
§ 1º A impressão deverá ser feita em cor contrastante com o papel, em caracteres legíveis com a densidade horizontal máxima de oito caracteres por centímetro e o caractere não poderá ter altura inferior a três milímetros. (Parágrafo alterado pelaPortaria nº 2.233, de 17/11/2009 - DOU 18/11/2009)
§ 2º O empregador deverá disponibilizar meios para a emissão obrigatória do Comprovante de Registro de Ponto do Trabalhador no momento de qualquer marcação de ponto.
Art. 12. O "Programa de Tratamento de Registro de Ponto" é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída, originários exclusivamente do AFD, gerando o relatório "Espelho de Ponto Eletrônico", de acordo com o anexo II, o Arquivo Fonte de Dados Tratados - AFDT e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais - ACJEF, de acordo com o Anexo I.
Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas.
Art. 13. O fabricante do REP deverá se cadastrar junto ao Ministério do Trabalho e Emprego, e solicitar o registro de cada um dos modelos de REP que produzir.
Art. 14. Para o registro do modelo do REP no MTE o fabricante deverá apresentar "Certificado de Conformidade do REP à Legislação" emitido por órgão técnico credenciado e "Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade" previsto no art. 17.
Art. 15. Qualquer alteração no REP certificado, inclusive nos programas residentes, ensejará novo processo de certificação e registro.
Art. 16. Toda a documentação técnica do circuito eletrônico, bem como os arquivos fontes dos programas residentes no equipamento, deverão estar à disposição do Ministério do Trabalho e Emprego, Ministério Público do Trabalho e Justiça do Trabalho, quando solicitado.
Art. 17. O fabricante do equipamento REP deverá fornecer ao empregador usuário um documento denominado "Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade" assinado pelo responsável técnico e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente que o equipamento e os programas nele embutidos atendem às determinações desta portaria, especialmente que:
I - não possuem mecanismos que permitam alterações dos dados de marcações de ponto armazenados no equipamento;
II - não possuem mecanismos que restrinjam a marcação do ponto em qualquer horário;
III - não possuem mecanismos que permitam o bloqueio à marcação de ponto; e
IV - possuem dispositivos de segurança para impedir o acesso ao equipamento por terceiros.
§ 1º No "Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade" deverá constar que os declarantes estão cientes das conseqüências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica.
§ 2º O empregador deverá apresentar o documento de que trata este artigo à Inspeção do Trabalho, quando solicitado.
Art. 18. O fabricante do programa de tratamento de registro de ponto eletrônico deverá fornecer ao consumidor do seu programa um documento denominado "Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade" assinado pelo responsável técnico pelo programa e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente que seu programa atende às determinações desta portaria, especialmente que não permita:
I - alterações no AFD; e
II - divergências entre o AFD e os demais arquivos e relatórios gerados pelo programa.
§ 1º A declaração deverá constar ao seu término que os declarantes estão cientes das conseqüências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica.
§ 2º Este documento deverá ficar disponível para pronta apresentação à Inspeção do Trabalho.
Art. 19. O empregador só poderá utilizar o Sistema de Registro Eletrônico de Ponto se possuir os atestados emitidos pelos fabricantes dos equipamentos e programas utilizados, nos termos dos artigos 17, 18 e 26 desta Portaria.
Art. 20. O empregador usuário do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto deverá se cadastrar no MTE via internet informando seus dados, equipamentos e softwares utilizados.
Art. 21. O REP deve sempre estar disponível no local da prestação do trabalho para pronta extração e impressão de dados pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
Art. 22. O empregador deverá prontamente disponibilizar os arquivos gerados e relatórios emitidos pelo "Programa de Tratamento de Dados do Registro de Ponto" aos Auditores-Fiscais do Trabalho.
Art. 23. O MTE credenciará órgãos técnicos para a realização da análise de conformidade técnica dos equipamentos REP à legislação.
§ 1º Para se habilitar ao credenciamento, o órgão técnico pretendente deverá realizar pesquisa ou desenvolvimento e atuar nas áreas de engenharia eletrônica ou de tecnologia da informação e atender a uma das seguintes condições:
I - ser entidade da administração pública direta ou indireta; e
II - ser entidade de ensino, pública ou privada, sem fins lucrativos.
§ 2º O órgão técnico interessado deverá requerer seu credenciamento ao MTE mediante apresentação de:
I - documentação comprobatória dos requisitos estabelecidos no § 1º;
II - descrição detalhada dos procedimentos que serão empregados na análise de conformidade de REP, observando os requisitos estabelecidos pelo MTE;
III - cópia reprográfica de termo de confidencialidade celebrado entre o órgão técnico pretendente ao credenciamento e os técnicos envolvidos com a análise; e
IV - indicação do responsável técnico e do responsável pelo órgão técnico.
Art. 24. O órgão técnico credenciado:
I - deverá apresentar cópia reprográfica do termo de confidencialidade de que trata o inciso III do § 2º do art. 23, sempre que novo técnico estiver envolvido com o processo de análise de conformidade técnica do REP;
II - não poderá utilizar os serviços de pessoa que mantenha ou tenha mantido vínculo nos últimos dois anos com qualquer fabricante de REP, ou com o MTE; e
III - deverá participar, quando convocado pelo MTE, da elaboração de especificações técnicas para estabelecimento de requisitos para desenvolvimento e fabricação de REP, sem ônus para o MTE.
Art. 25. O credenciamento do órgão técnico poderá ser:
I - cancelado a pedido do órgão técnico;
II - suspenso pelo MTE por prazo não superior a noventa dias; e
III - cassado pelo MTE.
Art. 26. O "Certificado de Conformidade do REP à Legislação" será emitido pelo órgão técnico credenciado contendo no mínimo as seguintes informações:
I - declaração de conformidade do REP à legislação aplicada;
II - identificação do fabricante do REP;
III - identificação da marca e modelo do REP;
IV - especificação dos dispositivos de armazenamento de dados utilizados;
V - descrição do sistemas que garantam a inviolabilidade do equipamento e integridade dos dados armazenados;
VI - data do protocolo do pedido no órgão técnico;
VII - número seqüencial do "Certificado de Conformidade do REP à Legislação" no órgão técnico certificador;
VIII - identificação do órgão técnico e assinatura do responsável técnico e do responsável pelo órgão técnico, conforme inciso IV do § 2º do art. 23; e
IX - documentação fotográfica do equipamento certificado.
Art. 27. Concluída a análise, não sendo constatada desconformidade, o órgão técnico credenciado emitirá "Certificado de Conformidade do REP à Legislação", nos termos do disposto no art. 26.
Art. 28. O descumprimento de qualquer determinação ou especificação constante desta Portaria descaracteriza o controle eletrônico de jornada, pois este não se prestará às finalidades que a Lei lhe destina, o que ensejará a lavratura de auto de infração com base no art. 74, § 2º, da CLT, pelo Auditor-Fiscal do Trabalho.
Art. 29. Comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou subrotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação, o Auditor-Fiscal do Trabalho deverá apreender documentos e equipamentos, copiar programas e dados que julgar necessários para comprovação do ilícito.
§ 1º O Auditor-Fiscal do Trabalho deverá elaborar relatório circunstanciado, contendo cópia dos autos de infração lavrados e da documentação apreendida.
§ 2º A chefia da fiscalização enviará o relatório ao Ministério Público do Trabalho e outros órgãos que julgar pertinentes.
Art. 30. O Ministério do Trabalho e Emprego criará os cadastros previstos nesta Portaria, com parâmetros definidos pela Secretaria de Inspeção do Trabalho - SIT.
Art. 31. Esta Portaria entra em vigor na data de sua publicação, exceto quanto à utilização obrigatória do REP, que entrará em vigor após doze meses contados da data de sua publicação. (Vide Portaria nº 373/2011) (Vide Portaria 1.979/2011) (Vide Portaria 2.686/2011)
Parágrafo único. Enquanto não for adotado o REP, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto poderá receber dados em formato diferente do especificado no anexo I para o AFD, mantendo-se a integridade dos dados originais.
De: CARLOS ROBERTO LUPI
Esperamos ter ajudado!
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