O departamento pessoal da empresa costuma ter muita dúvida sobre o Registro CAREP (Cadastro do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto) e isso é perfeitamente comum. Algumas vezes pode ser difícil determinar a necessidade ou não de realizar o registro e em que situação ele é obrigatório ou não.
Para esclarecer essas e outras dúvidas sobre o assunto, respondemos abaixo os principais questionamentos sobre o Registro CAREP!
A resposta para essa pergunta é a seguinte: se você usa algum tipo de controle de ponto eletrônico seja para identificar, enviar informações sobre o empregado ou qualquer outra atividade similar, sim, você precisa fazer o registro CAREP. É isso que estabelece a portaria nº 1.510 de 21 de agosto de 2009 do Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).
Assim, se você utiliza o REP (Registrador Eletrônico de Ponto) dentro da sua empresa, o equipamento e o software precisam ser registrados no CAREP de acordo com o que recomenda a portaria acima citada. Os números de séries dos pontos eletrônicos espalhados em qualquer local da empresa também fazem parte desse registro.
Essa parte, apesar de parecer complicada, é bem simples. Basta acessar a página de cadastramento no site do Ministério do Trabalho e realizá-lo.
Você vai encontrar instruções completas de como fazê-lo sem erros, o site é bastante intuitivo.
Se for a primeira vez que realiza o cadastro, você deve ir em “Primeiro Acesso” e preencher os dados solicitados.
sse é um passo para que a sua senha seja criada e enviada, e assim, possa ter acesso à página de cadastramento.
Com a senha em mãos, basta acessar o portal e começar a preencher os dados e informações relevantes abaixo:
1-Cadastrar o usuário responsável por realizar o cadastramento da empresa, geralmente seu contador ou sob sua orientação;
2-Cadastrar o fabricante do Relógio de Ponto e o órgão técnico, utilizando o "Atestado técnico e termo de responsabilidade";
3-Atualizar o e-mail da empresa.
Caso você seja responsável por mais de uma empresa, é possível criar um cadastro para cada uma delas no seu CPF e, ao logar, escolher qual delas quer utilizar naquele momento.
Quando um empregador adquire um Relógio de Ponto eletrônico e o software para tratamento das informações, ele recebe o "Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade" de cada fabricante. Apesar do nome sugerir o contrário, trata-se de somente um documento de cada fabricante.
Esses documentos devem ser assinados por duas pessoas responsáveis:
E deve afirmar, expressamente, que seu Relógio de Ponto e seu software atendem às determinações da Portaria 1510/2009.
Não, são gerados dois documentos diferentes.
Um Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade para o REP e um Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade para o software. E cada um deve ser assinado pelos seus respectivos responsáveis.
De acordo com a Portaria 1510/2009, a emissão do Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve ser feita pelo fabricante do equipamento REP e também pelo fabricante do programa de tratamento de registro de ponto eletrônico, ou seja, o fabricante do software que fará o armazenamento das informações.
A emissão pode ser feita na forma de documento eletrônico, e, nesse caso, deve ser assinada digitalmente, com certificados válidos e emitidos por Autoridade Certificadora (AC) integrante a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras (OCP-Brasil). A assinatura digital deve pertencer a pessoa física, ou seja, aos responsáveis legal e técnico da empresa, e o documento deve ser salvo em formato PDF, tamanho A3, e ficar disponível pelo empregador para pronta apresentação à Inspeção do Trabalho.
No Atestado Técnico e Termos de Responsabilidade do fabricante do equipamento deve ser assinado pelo responsável técnico e pelo responsável legal da empresa, e deve afirmar que o equipamento e todos os softwares embutidos atendam a todas as determinações do Artigo 17 da Portaria 1510/2009. E, dentre elas, deve salientar que:
No caso do fabricante do sotware de tratamento de registro do ponto eletrônico, seu Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade deve ser assinado pelos responsáveis técnico e legal da empresa, salientando que seu programa atende a todas as determinações da Artigo 18 da Portaria 1510/2009 e, em especial, que não permita:
Além disso, segundo § 1º do art. 18 da Portaria 150/2009, no documento deverá constar “que os declarantes estão cientes das consequências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica”.
E, ainda segundo o § 2º do art. 18, “o empregador deverá apresentar o documento […] à inspeção do Trabalho, quando solicitado”.
Assim, seja emitido pelo fabricante do equipamento ou pelo fabricante do programa de tratamento de registro do ponto eletrônico, o Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade é um documento que comprova a autenticidade do produto ofertado, garantindo que ele esteja funcionando perfeitamente e de acordo com as Portarias 1510/2009 e 793/2011, que disciplinam o registro eletrônico de ponto e a utilização da certificação digital para assinatura eletrônica do Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade, respectivamente.
Caso o cadastramento do REP não esteja adequado à portaria, as informações ali contidas não servirão para comprovar os horários cumpridos pelo empregado. Isso pode gerar uma série de problemas judiciais para a empresa. No caso de um funcionário abrir um processo contra a empresa, ela é a responsável por comprovar os horários trabalhados pelo empregado.
Caso isso não seja possível, a palavra dele é a que valerá e a empresa poderá sofrer pesadas multas por isso. Sendo assim, é essencial que, caso você utilize algum tipo de ponto eletrônico, o registro CAREP seja realizado dentro do que a nossa legislação determina.
Estar de acordo com a lei é a melhor forma de evitar conflitos no futuro e evitar gastos desnecessários, além de ter o nome da empresa prejudicado.
Consulte nossa equipe para mais informações!
