“Quais registros devo fazer?”

“Quais documentos devo solicitar?”

“Se vou contratar um estagiário, o quão diferente é o processo de admissão?”

Dúvidas como essas surgem na cabeça do profissional de RH encarregado de conduzir a admissão de funcionários. E aqui não estamos falando sobre o processo de recrutamento e seleção, mas sobre a parte burocrática da contratação de um colaborador que já passou pelo crivo da empresa e foi aprovado.

Essas dúvidas são consequência de uma legislação trabalhista complexa, que coloca várias pulgas atrás da orelha de qualquer funcionário dedicado às atividades de Departamento Pessoal. Mas você pode dominar toda a burocracia e se tornar seguro e eficiente nessas atividades. Vamos por partes:

Alguns passos para dominar a burocracia na admissão de funcionários

Vamos passar rapidamente pelas principais dúvidas no processo de admissão de funcionários:

1) Quais registros devo fazer?

O primeiro passo é verificar se o novo colaborador possui o número PIS — sigla de Programa de Integração Social — para, se necessário, criar um para ele. Esse registro deve ser feito pelo empregador, que precisa cadastrar o número do colaborador em alguma agência da Caixa Econômica Federal.

O PIS garante que todo mês o funcionário que trabalha no setor privado pague uma contribuição tributária de caráter social, financiando benefícios como Seguro-Desemprego e o Abono Salarial.

Depois, o empregador precisa registrar a admissão do novo colaborador no CAGED (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), um controle do Ministério do Trabalho acerca de todos os trabalhadores regidos pelos regime da CLT para garantir os seus direitos trabalhistas.

2) Quais documentos devo solicitar?

Há uma série de documentos que o departamento de Recursos Humanos deve solicitar ao novo funcionário. Segue a lista de documentos obrigatórios na admissão:

• Carteira de trabalho e Previdência Social (CTPS);
• Carteira de identidade;
• Cartão de identificação do contribuinte no Cadastro de Pessoa Física (CPF);
• Título de Eleitor com os comprovantes de votação nas 3 últimas eleições;
• Cartão de inscrição no PIS;
• Certificado de Reservista, se menor de 45 anos;
• Cópia do comprovante de residência;
• Cópia da certidão de casamento, se for o caso;
• Foto 3×4;
• Declaração de dependentes para fins de Imposto de Renda na fonte;
• Declaração de rejeição ou de requisição do vale-transporte;
• Atestado médico admissional

3) O quão diferente é o processo de admissão de um estagiário?

Estagiários não atuam sob o regime da CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), logo possuem direitos e deveres diferentes dos outros funcionários. Existem alguns aspectos específicos a esse tipo de contratação. Por exemplo:

Jornada de trabalho:  carga máxima de seis horas diárias, ou trinta horas semanais.

Férias: direito a recesso remunerado de trinta dias a cada doze meses trabalhados, sem a possibilidade de abono pecuniário.

Duração: o estágio pode durar no máximo dois anos.

Existem outras particularidades envolvendo a admissão de estagiários.

Automatize a papelada

Papelada é o maior vilão da motivação. Fazer com que seu novo funcionário passe o seu primeiro dia (às vezes, a primeira semana) de trabalho preenchendo documentos e formulários em papel é indicar para ele que a sua empresa é burocrática.

Ao invés disso, automatize o processo e convide o funcionário a preencher tudo que ele precisa antes mesmo de começar a trabalhar. Faça tudo online, permitindo que ele faça aos poucos na medida em que for tendo as informações necessárias (ou você, por um acaso, já decorou o seu número de PIS?).

No Convenia, ao ser contratado o novo colaborador recebe um e-mail solicitando todas as informações necessárias para a sua admissão. Nosso sistema já preenche toda a documentação e informa os documentos que ele precisa assinar. No nosso caso:

1. Termo de confidencialidade. Afinal de contas lidamos com informações que são sigilosas de clientes e, por isso, todos assinam um termo de responsabilidade.

2. Termo de solicitação de vale transporte. Termo obrigatório da lei.

3. Código de conduta. Ao longo do tempo percebemos que ter um código de conduta alinha os valores principais do Convenia com os funcionários.

Transmita a cultura da empresa

Cultura da empresa é algo que vem das pessoas que trabalham lá. Grandes líderes dizem que ter uma cultura organizacional correta é imprescindível para atingir grandes metas (ou alguém dúvida que a cultura da Ambev contribuí para seu resultado?).

Lembre-se que o processo de onboarding está sendo realizado por uma pessoa que não conhece a sua empresa. Justamente por este motivo é preciso que você informe o novo colaborador do básico para que ele comece a produzir o mais rapidamente possível, da melhor forma possível.

No nosso caso, oferecemos para leitura os seguintes documentos (antes mesmo do seu primeiro dia de trabalho):

1. Manual de Políticas e Normas Internas. Para deixar o colaborador tranquilo sobre o que ele vai encontrar no dia-a-dia. Como é o uso da geladeira? Que horas o escritório abre? Como é o uso do estacionamento? E emendas de feriados? São várias regras que você deve comunicar.

2. Organogama da empresa. Nada pior do que entrar em um lugar que você não conhece ninguém e as pessoas te apresentam siglas e nomes que você não tem nem ideia do que seja. Fornecer um organograma funcional da empresa (áreas, quem é o responsável, o que faz aquela área) é ideal para “quebrar este gelo “.

3. Mapa de sistemas. Já parou para pensar quanto sistemas a sua empresa oferece para o funcionário? Desde e-mail até CRMs, ferramentas de produtividade, etc. No dia-a-dia, você e seu time devem até falar sobre esses sistemas. Algo como: “…já colocou este board no Trello?”. Imagine que o novo colaborador não vai ter ideia do que isso signifique. Por isso, crie um documento que informe todos os sistemas que vocês utilizam. Vale a pena.

Delegue as tarefas internas

O processo de admissão desencadeia uma série de tarefas internas em múltiplas áreas na sua empresa, pode apostar. Antes de automatizarmos o nosso processo de admissão era frequente esquecermos uma ou outra tarefa. Já imaginou no seu primeiro dia de trabalho alguém diz: “…hmm, esquecemos de criar seu e-mail”e sai correndo para criar a sua conta? Qual imagem você teria desta empresa? Péssima, não é?

No Convenia nós temos as seguintes tarefas:

1. Criação de e-mail do novo funcionário.
Responsável: TI.
Data limite: 1 dia antes do começo do trabalho.

2. Setup do computador e mesa.
Responsável: Admin.
Data limite: 5 dias antes do começo do trabalho (são 5 dias, pois isso sempre dá problemas :)).

3. Compra de VR/VA para o primeiro mês.
Responsável: Admin.
Data limite: 1 dia antes do do começo do trabalho.

E o resto da burocracia na admissão de funcionários?

É claro que isso não é tudo. Existem muitas outras regras na seara da contratação de funcionários, como:

• Terceirização
• Possíveis ônus associados a erros no processo de admissão
• Planejamento financeiro da contratação de um novo colaborador
• Exame médico admissional
• Tipos de contratação previstos na CLT

Todos esses tópicos são realizador pelo seu departamento pessoal ou seu contador.

Esperamos ter escalrecido um pouco mais.

Agradecemos a visita!

Equipe VirtuAll Solutions